후배에게 효과적으로 조언하기

후배에게 효과적 조언

 

☆ 상담자 :

중견기업의 영업 팀장입니다. 중요한 제안을 앞두고 팀원들의 프레젠테이션 시연을 보며 조언을 하고 있습니다만, 대답은 하면서도 충분히 납득하지 않는 것 같은 느낌을 받습니다. 어떻게 조언해야 효과적일까요. /조삼희(서울·39)


○ 멘토 : 
 직장 선배의 입장에서 후배 사원들의 업무 진행 상황을 보면 항상 부족한 것 투성이입니다. 아마 지금의 본인 모습을 예전의 선배들이 봤어도 그런 생각을 했겠죠. 이집트에 있는 피라미드의 한쪽 벽에도 ‘요즘 젊은 것들은 버릇없다’는 낙서가 적혀 있다고 하죠.

 팀원의 프레젠테이션 시연에 대해 어떻게 조언하면 좋을까요. 잘한 부분도 있고 부족한 면도 있을텐데, 보통 이런 상황에서 팀장 의 반응은 크게 세 가지로 나뉘어집니다. 어떤 경우가 가장 효과적일지 살펴볼까요. 

첫 번째, “OOO씨, 핵심을 제대로 알고 있는 겁니까?”라며 혼을 내는 경우. 이런 반응이 프레젠테이션 역량 강화에 도움될 수 있겠지만 기분이 썩 좋지는 않을 것 같습니다.

두 번째, “ OOO씨, 이전에 비해서 많이 발전했군요. 그런데 제가 보기에는 말을 조금 느리게 하면 좋겠고, PT자료는 좀 더 비주얼하게 꾸몄으면 좋겠습니다”라고 말하며 칭찬으로 시작하고 발표 내용에 대한 조언을 해주는 방식입니다. 이는 듣는 사람으로 하여금 부족한 부분을 개선할 수 있도록 해주는 조언이 됩니다.

세 번째, “OOO씨, 오늘 목소리 톤이 아주 좋았습니다. 시연을 해 보니 잘된 부분이 어떤 점이라고 생각하십니까?”, “오늘 말의 빠르기는 어땠습니까”란 식으로 물어봅시다. 스스로 문제를 인식하게 하고 개선 방안을 생각할 수 있도록 한다면 훨씬 강력한 커뮤니케이션이 될 것 입니다. 

 

 

 

가까이 있는 내부고객부터 만족시켜라

 

☆ 상담자 :  
회사에서 새로운 사업을 맡게 됐습니다. 신규사업은 회사 내 다른팀들과 긴밀한 협조에 따라 진행돼야 하는데 실상은 그렇지 않습니다. 신규사업 준비도 힘든데, 주위의 시선이 좋지 않은 것 같아서 힘듭니다. /김현기(35·회사원)

★ 멘토 : 
어떠한 프로젝트를 진행할 때 성과는 동기와 역량의 곱(성과=역량X동기)에 비례합니다. 일을 대하는 동기에 따라 성과는 크게 달라질 수 있습니다. 동기를 유발하는 요소로는 주위의 관심, 칭찬 등도 중요한 요소를 차지합니다. 하지만 때로는 이런 협조가 어려울 수도 있습니다. ‘무관심하다, 비협조적이다’라고만 생각하며 힘들어하지 말고 이를 개선시켜 긍정의 에너지를 찾아야 합니다. 원인을 찾아보세요.

대부분의 경우 타 부서 사람들이 신규사업팀이 하는 일에 대해 잘 몰라서 그럴 수 있습니다. 때로는 사업성이 비관적이라고 생각할 수 있습니다. 
이유를 파악했다면 먼저 나서서 주위 사람들에게 설명하고, 이해할 수 있도록 해 주세요. 그들이 바로 신규사업의 고객이라고 생각하고 말입니다. 그들부터 신규사업에 대한 내용을 이해시키고, 긍정적인 관심과 성공에 대한 확신을 주어야 합니다. 회사 내부에 있는 고객들에게도 관심을 확보할 수 없을 정도라면 그 사업은 실패하고 말 것입니다. 일일이 찾아다니면서 설명하기 어렵다면 경영진에게 알려 공식적인 설명회 시간을 갖는 것도 좋습니다. 가까이 있는 내부 고객을 만족시키십시오. 그래야 밖에 있는 진짜 고객들을 만족시킬 수 있습니다.

다른 사람의 관심을 팔짱만 낀 채 기다리지 말고 먼저 나서서 관심을 확보하세요. 동기를 높이고 성과를 만들어 나가게 됩니다.

 

 

 

답답할수록 장점 찾아 칭찬하라

 

☆ 상담자 : 
중견 제조업체 인사부장입니다. 요즘 직원들을 보면 근무시간을 대충 때우는 것 같아 답답합니다. 전반적인 매출 실적도 좋지 않고, 참 우울합니다.  / 김남일(44·회사원)

★ 멘토 : 
기업 문화는 대개 경영자의 성격이나 성향에 많은 영향을 받습니다. 회사에 오래 근무한 사람들 역시 회사 경영자와 성격적 특성이 비슷해지는 경우가 많습니다. 그만큼 리더의 역할이 크다는 것이겠죠. 

리더가 우울한 표정으로 얼굴을 찡그리고 있으면 조직 구성원들의 분위기도 우울해집니다. 리더가 열정 넘치고 활기차 보이면 분위기가 금세 다른 사람들에게 전파돼 함께 힘을 낼 수 있게 됩니다. 

리더는 힘들때 ‘왜 그런지’ 이유를 파악하고 개선할 방법을 찾아야 합니다. 어렵고 답답할수록 함께 일하는 사람들의 좋은 면을 찾아보세요. 그리고 그 점을 칭찬하세요. 특별히 칭찬할 만한 것이 아니어서 진심이 담기지 않는다고요? 

그러면 조금 과장해서 이렇게 말해 보세요. “우와, 김 대리 이거 어떻게 한 거야. 나 좀 알려줘봐.”, “우와, 표 작성 정말 잘했는걸. 대단하군.” 여기서 ‘우와’는 국어책 읽듯하는 ‘우와’가 아니라는 것은 아시겠지요. ‘우~와~’여야 합니다. 

만약‘우~와~’가 없으면 다음에 나오는 문장은 평이한 대사가 되지만, ‘우~와~’를 연호한 다음 뒤따르는 대사는 하고 싶지 않아도 칭찬이 됩니다. 이 말은 상대방을 ‘해피’하게 전염시키고, 대답이 다시 본인을 ‘해피’하게 만드는 ‘해피 바이러스’가 될 것입니다. ‘우~와~’는 감탄, 놀라움, 대단함 등을 모두 함축하고 있는 감탄사입니다. 

오늘 출근해서 사람들을 만날 때 ‘우~와~’로 시작해 보십시오. 분위기가 밝아지고 일의 능률이 오를 것 입니다.

 

 

 

나중에 딴소리’커뮤니케이션

 

 ☆ 상담자 :
회의 때 분명히 나온 이야기인데 나중에 다른 소리를 하거나, 문제점을 다시 거론해 마음을 얹짢게 하는 사람들이 있습니다. 업무나 업무 외적인 대화에서 오는 커뮤니케이션 오해, 괴리가 있는 것 같은데요. 이런 오류를 없앨 수 있는 방법이 없을까요. /이서영(30·회사원)

★ 멘토 : 
지금 주위에서 일어나는 모든 소리(히터 작동 소리, 창문 밖에서 들리는 자동차 소리, 문 밖에서 들리는 사람 목소리, 내 앞에서 말하고 있는 상대방 말소리)를 해석하고 이해하고자 한다면 머릿속은 큰 혼란을 겪게 될 겁니다. 

사람은 자신이 관심있는 부분, 듣고 싶은 부분만 듣고 해석하게 됩니다. 이때문에 제대로 듣고 해석해야 하는 부분마저 자신이 듣고 싶은 부분만 듣거나, 자기에게 유리한 쪽으로 해석해 생각하게 됩니다. 어떤 이들은 다 끝난 이야기를 다시 끄집어서 비슷한 소리를 반복하기도 합니다.

 ‘듣기의 수준’을‘히어링(hearing)’ 이 아닌‘액티브 리스닝(active listening)’ 수준으로 끌어올릴 수 있다면 커뮤니케이션의 오류를 줄일 수 있고, 상대방에게도 호감을 주는 사람으로 바뀌게 됩니다. 

경청에 도움되는 몇 가지 방법을 소개합니다.

첫째, 상대의 말을 올바르게 이해하는지 확인합니다. 
단순히 ‘예’나 ‘아니오’ 수준보다 상대방을 제대로 이해하려고 노력하고 있다는 사실을 전달하는 겁니다. 이를 위해 상대방 말을 반복해 질문해도 좋고, 그 말을 자신의 표현으로 바꿔 정리하고 내용을 확인하는 것도 좋습니다.

둘째, 상대 말에 공감 반응을 보이는 겁니다. ‘그렇군요’, ‘기쁘겠네요’, ‘걱정이 많겠어요’ 등의 맞장구 표현입니다.
 

 

 

칭찬에도 타이밍이 중요하다

 

☆ 상담자 :
칭찬은 고래도 춤추게 한다고 하지 않습니까. 그래서 요즘 팀원들을 열심히 격려하고 칭찬해 주고 있습니다. 그러고나서 고쳐야 할 점을 지적하는데요. 그렇게 반응이 좋진 않습니다. /김명수(40·회사원)

★ 멘토 : 
팀원 사기를 높이는데 칭찬만한 보약이 없습니다. 그러나 이 역시 잘못 사용하면 독이 됩니다. 이번엔 안하느니만 못한 칭찬 유형에 대해 살펴보겠습니다. 

첫째, ‘그런데 말이야’ 형입니다. “아주 잘했어, 그런데 말이야…”. 처음에는 칭찬하는 듯하다가 대화가 진행될수록 칭찬인지 비판인지 구분이 안가는 형태입니다. 이 경우 비판부터 시작하는 것보다 두 배의 역효과를 가져옵니다. 상담자의 경우가 여기에 해당되는 것은 아닌지요. 칭찬으로 시작했으면 칭찬으로 매듭짓는 것이 좋습니다.

둘째, ‘…보다 훨씬 낫군’ 형입니다. 다른 이와 비교하는 칭찬은 극적인 효과를 높일 수 있지만 다른 이가 사내 구성원인 경우 낭패를 볼 수 있습니다. 

셋째, ‘과거형 칭찬’ 형입니다. “지난 주에 제안한 내용, 아주 좋았어.” 한참 지난 일을 들고 재활용해서 칭찬하는 경우입니다. 칭찬에도 타이밍이 있습니다. 칭찬은 일이 발생한 즉시 행하는 것이 중요합니다. 

넷째, ‘오토리버스(auto-reverse)’ 형입니다. 똑같은 칭찬을 반복해서 하는 경우입니다. “오늘 얼굴빛이 화사하네요. 좋은 일 있어요?” 라고 이야기를 하는 것까지는 좋습니다. 그러나 다른 사람을 만나서도 똑같은 표현을 하는 것을 그 전 사람이 듣는다면 어떨까요.

끝으로 ‘속보이는’ 형입니다. “과장님 아이디어는 언제나 좋습니다.” 그 다음 의태어가 상상되시죠. ‘딸랑딸랑~’. “과장님 아이디어는 현실적인 것 같아 맘에 듭니다”라는 식으로 이유가 있어야 빛을 발합니다. 칭찬은 상대방의 좋은 행동을 강화하는 효과를 갖습니다. 몇가지만 주의합시다

[출처] 후배에게 효과적 조언/가까이 있는 내부고객부터 만족시켜라/답답할수록 장점 찾아 칭찬하라/나중에 딴소리’커뮤니케이션/칭찬에도 타이밍이 중요하다/|작성자 길동무