이유 파악보다는 대화 자세로 접근

이유 파악보다는 대화 자세로 접근

 

☆ 상담자 : 
Q. 중견기업의 팀장입니다. 평소"왜"라는 질문을 많이합니다. 그래서 팀원들에게도 행동에 대한 이유를 묻는 경우가 많습니다. 이런 질문이 상대에게 많이 부담스럽나요?  / 김민수(37세, 직장인)


★ 멘토 : 이유 파악보다 대화 자세로 접근
우리는 보통 이유에 대해 알고 싶을 때, '왜'라고 질문합니다. '보고서를 왜 이렇게 늦게 제출합니까', '왜 고객에게 화를 냈습니까' 등 특정 행동의 이유나 동기가 궁금할 때 '왜'라고 묻습니다. 

그런데 여기서 사용되는 '왜'는 어떤 이유를 알기 위해서이기도 하지만 기본적으로 '상대의 행동에 대해 동의하지 않는다'란 의미가 섞여 있음을 느끼게 됩니다. 따라서 이 질문을 받는 상대는 질문 의도와 상관없이 불편한 기분에서 대답하게 됩니다.

진지한 대화로 이어지기가 쉽지 않죠. 이런 질문을 하는 상황이나 의도가 상대에게 따끔한 주의를 줘 행동을 개선시키기 위한 목적이라면 모르겠습니다. 그러나 상대가 갖고 있는 어려움이나 문제점을 파악해 코칭하려는 의도라면 질문의 방식을 조금 바꿔 보는 것도 좋겠습니다. 

직접적으로 '왜'라고 하지 말고 '어떤 이유', '어떤 동기'와 같은 간접적인 표현을 사용하는 거죠. '보고서를 왜 이렇게 늦게 제출합니까'를 '보고서가 늦은 이유가 무엇인지 궁금합니다' 혹은 '보고서가 늦은 이유에 대해 설명을 듣고 싶군요' 등으로 말이죠. 

또 '왜 이번 프로젝트에 열심히 임하지 않는 겁니까'를 '이번 프로젝트에 열심히 참여하지 않는 이유가 무엇인지 궁금합니다' , '이번 프로젝트에 열심히 참여하지 않는 이유에 대해 알고 싶네요' 등으로 바꿔 말한다면 부드럽게 대화를 시작할 수 있고, 상대가 갖고 있는 생각을 충분히 들어볼 수 있는 단초가 될 것입니다.

 

 

실전영어를 위해, '전화영어' 이용 자신감 키워라

 

☆ 상담자 : 새 정부가 들어서면서 영어교육에 대한 말이 많습니다. 저도 영어 공부를 꽤 해왔는데, 막상 외국인을 만나면 말문이 트이지 않습니다. 해외 출장도 가보고 싶은데요. / 이윤석(34세. 직장인)

★ 멘토 : 전화영어'이용 자신감 키워라
글로벌화가 빠르게 진행되고 있는 지금 시점에서 외국어 역량은 더할 나위없이 중요합니다. 우리는 지금까지 외국어 학습에 많은 시간을 투자한 것도 사실입니다. 그런데 외국인과 만났을 때 자신감을 갖고 이야기하기가 쉽지 않습니다. 머릿속에 단어가 맴돌기는 하는데요. 지금까지 우리는 정작 외국인과 만나 이야기할 기회가 많지 않았던 것이 사실입니다.

최근 직장인에게 '전화영어' 서비스가 인기입니다. 이는 머릿속에 맴도는 영어를 말할 수 있도록 돕습니다. 보통 전화영어 서비스는 주5일 하루 10분, 원어민으로부터 전화가 오면 영어로 대화를 나누는 것입니다. 10분 대화를 위해서 사전에 배부된 교재의 해당하는 유닛을 학습한 후 대화할 내용을 준비하게 됩니다.

수업이 끝나면 통화 내용을 MP3로 녹음해 다시 들어볼 수 있도록 돼있죠. 원어민 강사는 수업이 진행되는 동안 학습자의 발음, 억양, 문장 구조 등에 대한 코멘트를 정리해 웹에 올려줍니다. 하루 10분이 짧은 것 같지만, 1:1로 진행되기 때문에 적은 분량이 아닙니다. 

중요한 건 매일 꾸준히 해나간다는 거죠. 영어 공부하는 목표가 시험 점수 향상에만 있는 게 아니라면, 전화영어는 외국에 나가지 않고 실질적인 영어 사용 능력을 향상시킬 수 있는 좋은 대안이 될 겁니다.  캠퍼스21도 최근 토킹타임 (www .talkingtime.co.kr)이란 브랜드로 전화영어 서비스를 시작했습니다.

 

 

 

자기계발의 시작?, 10년 후 자신의 모습을 먼저 그려라

 

☆ 상담자 : 요즘 직장인들은 자기계발에 힘쓰고 있다고 합니다. 이런 말을 들으면 불안해지면서 저도 무언가를 해야겠다는 생각이 듭니다. 하지만 무엇을 어떻게 시작해야 할지 모르겟습니다.  / 김용식(30세. 직장인)

★ 멘토 :  10년후 자신의 모습에 답 있어요
올해 초 한 취업포털의 조사에 따르면 2007년 직장인의 자기계발 평균 비용은 182만5000원이었습니다.그 중 84%의 직장인이 '올해 계발 비용을 평균 28% 올릴 것'이라고 답했습니다. 또 다른 취업포털의 조사에 의하면 71%의 직장인들이 '글로벌 인재가 되기 위해 하루 한두시간 정도의 업무전문성 및 외국어 학습에 매진하고 있다'고 밝혔습니다. 

이런 조사가 아니라도 요즘 직장인들은 자기 스스로, 회사의 정책적으로도 능력개발에 투자하고 있습니다. 많은 분들이 자기계발 계획을 세우고 실행하고 계시리라 생각합니다. 하지만 의외로 직장인 상당수가 체계적인 자기계발보다 막연한 부담감에 자기계발에 나서는 경우가 있습니다. 목표도 불분명한 영어 공부 같은 것들이 그런 예입니다. 

질문에 대한 답은 상담자님이 갖고 계십니다. 앞으로 3년 후, 5년 후, 10년 후 어떤 곳에서 어떠한 일을 어떤 모습으로 하고 싶은지에 대한 답을 직접 만들어 보세요. 그러면 지금부터 그때까지 무엇을 어떻게 준비해야 하는지 답이 나올 겁니다. 이러한 내용을 글 로 적어보는 건 어떨까요. 비전이 되고 전략이 됩니다. 이제 실행에 옮기면 되겠죠.

 

 

 

열정이 있다면 냉소적인 말에 상처받지 말고 꿋꿋하게 전진하라!

 

☆ 상담자 :  
회사를 좋아하고 일에 대한 열정을 가진 사람들이 꽤 있습니다. 그래서 업무에 대해 긍정적인 토론을 많이 합니다. 그런데 간혹 냉소적인 사람들이 분위기를 망칩니다. 새로운 것을 해보려고 하면 '그런 것은 무엇하러 하느냐' , '잘되겠느냐'는 식입니다. 그런 말을 들으면 의욕이 줄어듭니다. 

 

★ 멘토 :  열정을 갖고 꿋꿋하게 전진하라
회사의 분위기가 열정에 대해 이야기할 수 있고, 그에 대한 흥분을 공유할 수 있다면. 그것만큼 회사 다닐 맛이 날 때가 없을 겁니다. 그러나 '그런 게 잘되겠어?', '한번 해 봐라, 잘될 턱이 있나…', '예전에 다 검토했던 거야' 등 냉소적인 목소리가 나오면 열정이 주춤하기 마련입니다. 냉소적인 표현이 무서운 것은 그 말을 하는 사람이 '아무 근거없이 하지 않는다'는 겁니다.

나름대로 과거의 사실에 바탕을 두고 말하는 것이기 때문에 그것을 반박하는 것이 쉽지 않을 때가 많습니다. 그렇다고 해서 이를 인정할 수도 없습니다. 이런 냉소주의는 조직 내에 금세 전파되기 때문에 열정을 들고 일하는 사람들이 오히려 이상한 사람처럼 비춰지게 됩니다. 

이런 경우 리더의 역할이 중요합니다. 회의 과정에서 이러한 목소리가 나오면 단호히 맞서야 합니다. '열정'이든 '냉소'든 선택의 문제임을 분명히 합니다. 아무것도 하지 않겠다고 생각하면 그만입니다만, 무엇을 이루려면 움직여야 합니다. 그 무엇이 무엇인지 함께 공유해야 하고, 둘 중 하나를 선택한 다면 '열정'을 선택하는 것이 자명하기 때문에 분위기를 그렇게 만들어야 합니다. 

여러분이 만약 냉소주의로부터 스스로를 지켜내고자 한다면 맥스웰 몰츠의 말을 기억하는 것도 좋겠습니다. '현명한 사람은 자기 마음의 주인이 되고, 미련한 자는 노예가 된다. 내가 허락하지 않는 한 나는 상처받지 않는다 ' 냉소주의자의 말 한 마디를 허락하지 않고 스스로의 주인이 돼 열정을 지켜나가는 겁니다. 

 

 

 

효율적인 회의하려면, 회의자료 공유하라.

 

☆ 상담자 :
Q : 중견기업의 사업팀장입니다. 최근 조직 구성원이 늘어나면서 회의 횟수와 시간이 부쩍 늘어난 것 같습니다. 좀 더 효율적으로 회의시간을 꾸려가고 싶습니다. / 박민구(40세, 직장인)

★ 멘토 :  결론 수준 등 회의 자료 공유를
회사에서 한 달 중 대개 20일 정도를 의미합니다. 대부분 주5일제 근무를 하고 있고, 하루 이틀은 공휴일이 포함돼 있으니까요. 근무 시간 중 월간회의, 주간회의, 기획회의, 대책회의 등이 상당 부분 자리를 차지하고 있습니다. 업무 성과를 더 높이려고 휴일 수를 줄일 수는 없는 노릇이죠. 각종 회의를 효율적으로 진행하는 것이 중요합니다. 하지만 회의에 대한 실상은 어떻습니까.

국내 한 인터넷 채용정보 사이트에서 직장인 2573명을 대상으로 조사한 바에 따르면 직장인이 뽑은 업무 훼방꾼 1위는 '쓸데없는 회의'(40%)였습니다. 시간만 소요되는 회의, 결론없이 끝나는 회의, 사전 정보없이 회의를 소집한 후 아이디어를 내라고 하는 비효율적인 회의, 참여자들의 참여 시각 미준수, 이미 결정된 사안에 대한 재논의 등 비효율적인 회의가 원인으로 지적됩니다.

이를 해결할 답은 문제에 이미 나와 있습니다. 회의를 공지할 때와 시작할 때, 목표 소요시간, 결론을 내려야 하는 수준, 회의 자료 공유, 그리고 회의 시각 준수를 정확히 공지하고 공유할 수 있도록 하는 거죠. 그리고 회의 결과에 대해 기록해 재공유하고 다음번 회의 때 활용하도록 하는 겁니다. 다 아는 내용이라고요? 실행이 더욱 중요합니다.

 

 

 

'아이(i)-메시지' 화법 익혀라

 

★ 상담자 
우리회사 팀장은 팀 목표를 달성하고자 정말 열심입니다. 그러나 간혹 튀어나오는 그의 한마디 '나이 값 좀 해라', '형편없군' 등이 팀원들에게 상처가 됩니다.  / 강기수 (30세, 직장인)


★ 멘토 : '아이(I)-메시지'화법 익혔으면
인간 관계에서 서로 간의 갈등이나 불만을 표현하는 언어적 방법을 '아이-메시지(Imessag e)'와 '유 -메시지(You-message)'로 나눕니다. 이는 궁극적으로 어떤 상황에 대한 책임 소재를 어디에 두느냐에 따라 구분할 수 있죠. 아이-메시지는 나의 책임을 받아 들이는 것, 유-메시지는 상대에게 책임을 지우는 것이라고 할 수 있습니다.

예로, 업무 처리가 늦는 사람에게 '처리가 왜 이리 늦나'라고 말하는 것은 상대에게 책임이 있다는 것이고, 여기에는 나무람, 비난의 의미가 내포돼 있습니다. 이를 유-메시지라고 할 수 있는데, 만약 아이-메시지로 바꾸면 이렇게 말할 수 있습니다.' 일 처리가 늦어지니 내가 걱정이 되는군.' 이 말은 당신이 어떠하니 나의 감정이 이렇다는 것을 솔직히 알려줘, 상대도 그 느낌을 수용하고 스스로 문제를 해결하려는 의도를 갖게 만듭니다. '자네, 형편없군'이란 말은 상대방의 행동에 대한 평가나 비평을 하는 방식이므로 '유-메시지'입니다. '자네가 그런 식으로 행동하니 여러 사람들에게 욕을 먹게 될 것 같아 내가 속이 상하는군'이란 '아이-메시지'로 바꿔 말할 수도 있었을 겁니다. 

유-메시지 중심의 문장을 아이-메시지 중심으로 변환해 말하면 상대 감정을 상하지 않게 하면서도 본인의 생각을 충분히 전달할 수 있습니다.

 

 

조직 내 '나홀로 증후군' 처방법

 

☆ 상담자 : 
IT 솔루션 회사에 근무하고 있습니다. 고객의 다양한 요구를 맞추려고 하다보니, 조직 내에서도 개별 사업팀마다 유연한 커뮤니케이션이 필요합니다. 그런데 팀 간 커뮤니케이션이 원활치 않아 종합 솔루션을 제공하기가 어렵습니다.  윤성욱(32세, 직장인)


★ 멘토 :  서로의 업무 이해/정보 공유를...
 과거의 기업 조직에서도 부서간 협력이 이뤄져야 했지만, 최소한 지금과 같이 유기적이고 적극적인 협력이 필요하지는 않았습니다. 더군다나 IT, 인터넷 기반의 일들은 하나의 사안으로 인해 누가 처리해야 할 것인가조차 명확하지 않게 되는 경우가 생깁니다. 그러다보니 부서, 팀 간 협력의 문제가 중요하게 대두됩니다.

'미래를 경영하라'의 저자인 톰피터스는 조직 내에서 다른 조직과 커뮤니케이션하지 않는 '나홀로 증후군'을 치료하기 위해 50가지 처방을 제시했습니다. 조금 극단적이고 과격한 부분이 없지 않지만, 실행해 볼 만한 몇가지 것들을 발췌해 봅니다.

첫째, 모든 정보를 웹상에서 공유합니다. 이를 통해 각 부서의 상황을 누구나 인지할 수 있도록 한다는거죠. 인트라넷이나 ERP 시스템을 활성화시키는 것이 되겠지요.

둘째, 서로의 업무를 이해시켜야 합니다. 'MIT 출신 공돌이에게 '세일즈'는 애송이나 하는 일처럼 보이지만, 이런 공돌이가 개발한 제품에 대해 불평하는 고객과 두 시간만 붙여놓으면 '하찮은' 세일즈맨을 존경하게 될 것이다'라고 표현했는데 서로를 존중하고 이해하는 기회가 팀 커뮤니케이션에 도움이 될 겁니다.

셋째, 우리 모두 판매원이라는 인식을 갖는 거죠. 조직의 커뮤니케이션 목표가 커뮤니케이션 자체에 있는 것이 아니라, 고객에게 최상의 솔루션을 제공하기 위한 관점에서 이뤄진다는 것을 공유해야 한다는 의미입니다.

 

[출처] 이유 파악보다는 대화 자세로 접근/'전화영어' 이용 자신감 키워라/10년 후 자신의 모습을 먼저 그려라/열정을 갖고 꿋꿋하게 전진하라/효율적인 회의하려면, 회의자료 공유하라./'아이(i)-메시지' 화법 익혀라/조직 내 '나홀로 증후군' 처방법/|작성자 길동무